Die meisten Unternehmen merken erst, dass ihnen ein Zugang fehlt, wenn sie ihn dringend brauchen: Die Agentur ist nicht erreichbar, ein Zertifikat läuft ab, oder die Website soll umziehen. Dann beginnt die Suche nach Passwörtern, Kundennummern und der Person, die das damals eingerichtet hat.
Diese Checkliste nennt die Zugänge, die zu einer Website gehören. Zu jedem Punkt steht, was Sie haben sollten und worauf Sie achten sollten. Sie brauchen dafür keine technischen Kenntnisse, nur eine Stunde Zeit und Ihren Dienstleister.
Domain und Registrar
Die Domain ist die Adresse Ihrer Website und Ihrer E-Mails. Registriert wird sie über einen
Registrar, bei .at-Domains über einen der bei nic.at akkreditierten Registrare.
- Kundenkonto beim Registrar, mit Benutzername und Passwort
- Domaininhaber: Ihr Unternehmen, weder die Agentur noch ein Mitarbeiter als Privatperson
- Laufzeit und Verlängerung: Wird die Domain automatisch verlängert, und von welchem Konto wird bezahlt?
Der zweite Punkt ist der wichtigste. Wer als Inhaber eingetragen ist, verfügt über die Domain. Steht dort die Agentur, bitten Sie sie, das zu ändern.
DNS
Das DNS legt fest, wohin Ihre Domain zeigt: welcher Server die Website ausliefert und welcher die E-Mails annimmt. Meist verwaltet der Registrar oder der Hoster die DNS-Einträge.
- Wer verwaltet die DNS-Einträge, und mit welchem Zugang?
- Eine aktuelle Liste der Einträge, als Export oder Bildschirmfoto
Bei einem Serverumzug ist die Liste besonders hilfreich: Mit ihr werden auch die E-Mail-Einträge übernommen, und E-Mails kommen ohne Unterbrechung an.
Hosting und Server
Auf dem Server liegen die Dateien und die Datenbank Ihrer Website.
- Kundenkonto beim Hoster, mit Ihrem Unternehmen als Vertragspartner
- Zugang zum Server oder Webspace, etwa per SFTP oder SSH
- Zugang zur Datenbank
- Wo die Backups liegen, wie oft sie laufen und wann zuletzt eines wiederhergestellt wurde
Beim letzten Punkt lohnt es sich nachzuhaken. Ob ein Backup funktioniert, wissen Sie erst, wenn es einmal zurückgespielt wurde.
Content-Management-System
Über das Content-Management-System pflegen Sie Texte und Bilder.
- Ein eigener Administrator-Zugang für Ihr Unternehmen, nicht nur ein Redakteurs-Zugang
- Welches System in welcher Version im Einsatz ist, und welche Erweiterungen installiert sind
Mit einem Administrator-Zugang können Sie selbst Benutzer anlegen und entfernen. Das brauchen Sie spätestens, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Die E-Mail-Adressen Ihrer Domain liegen oft bei einem anderen Anbieter als die Website.
- Kundenkonto beim E-Mail-Anbieter
- Administrator-Zugang zur Verwaltung der Postfächer
SSL-Zertifikat
Das Zertifikat sorgt für die verschlüsselte Verbindung, erkennbar am https in der Adresse.
Viele Hoster erneuern es heute automatisch.
- Wer ist für die Erneuerung zuständig, und läuft sie automatisch?
- Bei gekauften Zertifikaten: Kundenkonto beim Aussteller und das Ablaufdatum
Ein abgelaufenes Zertifikat ist schnell behoben. Bis dahin sehen Ihre Besucher aber eine Warnung, die viele von ihnen vom Weiterlesen abhält.
Statistik und Search Console
Falls Sie Besucherstatistiken erheben oder die Google Search Console nutzen:
- Eigentümerrechte für Ihr Unternehmen, nicht nur Lesezugriff
- Welche Dienste eingebunden sind, damit die Datenschutzerklärung stimmt
In der Search Console sehen Sie, wie Google Ihre Website findet und ob es Probleme beim Indexieren gibt. Eigentümer sollte Ihr Unternehmen sein und Dienstleistern bei Bedarf Zugriff geben.
Wo Sie das alles aufbewahren
Eine Tabelle auf dem Desktop ist ein Anfang. Sicherer ist es so:
- Ein Passwort-Manager mit einem gemeinsamen Tresor für das Unternehmen. Zugänge lassen sich dort gezielt teilen und wieder entziehen.
- Mindestens zwei Personen im Unternehmen haben Zugriff, damit ein Urlaub oder ein Personalwechsel niemanden aussperrt.
- Eine Notfallkopie, etwa ausgedruckt im Tresor oder verschlüsselt an einem zweiten Ort.
Verlässt jemand mit Zugang das Unternehmen, ändern Sie die Passwörter.
Einmal im Jahr prüfen
Eine Liste, die niemand pflegt, veraltet unbemerkt. Nehmen Sie sich einmal im Jahr eine halbe Stunde und gehen Sie sie durch:
- Funktioniert jeder Zugang noch? Melden Sie sich tatsächlich an, statt es anzunehmen.
- Stimmen Inhaber und Vertragspartner noch, etwa nach einer Umfirmierung?
- Haben Personen Zugriff, die nicht mehr für Sie arbeiten?
- Sind Kreditkarte und Rechnungsadresse für Domain und Hosting aktuell?
Der letzte Punkt klingt banal. Eine abgelaufene Kreditkarte genügt aber, damit die Verlängerung einer Domain scheitert.
Was Sie Ihren Dienstleister fragen
Sie müssen die Liste nicht selbst zusammentragen. Schicken Sie Ihrem Dienstleister eine kurze schriftliche Anfrage:
- Auf wen sind Domain, Hosting und E-Mail registriert?
- Bitte richten Sie uns für jedes Konto einen eigenen Zugang ein.
- Bitte schicken Sie uns eine Liste der DNS-Einträge.
- Wo liegen die Backups, und wann wurde zuletzt eines wiederhergestellt?
- Wo liegt der Quellcode, und wie bekommen wir eine Kopie?
Für die meisten Dienstleister ist das eine Routineanfrage, die sie in wenigen Tagen beantworten.
Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Was Ihr Dienstleister herausgeben muss, regelt Ihr Vertrag. Bleiben Fragen offen, ziehen Sie eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt bei.
Wenn Sie die Liste lieber nicht selbst pflegen: Beim Betreiben Ihrer Website dokumentieren wir alle Zugänge an einer Stelle, und Sie erhalten eine Kopie.